Определить роль документа

Установите, подтверждает ли накладная передачу по конкретному договору и партии либо используется только как бухгалтерское приложение. Не смешивайте товарную накладную с транспортным документом, счетом на оплату или актом услуг.

Пройти реквизиты и строки

Сверьте стороны, номер, дату операции, склад, валюту, наименования, артикулы, единицы, количество, цену, НДС и итог. Арифметика документа должна повторять спецификацию и фактический пересчет, а не только счет поставщика.

Проверить приемку и подписантов

Кладовщик фиксирует фактическое получение, бухгалтер проверяет учетные сведения, а полномочия подписанта устанавливают отдельно. Если приемка по качеству требует вскрытия или лаборатории, отметьте отложенный этап и договорный срок.

Оформить расхождения

При недостаче, пересорте или повреждении внесите читаемую оговорку в оба экземпляра и составьте предусмотренный договором акт с фото, упаковкой и участниками. Немедленно отправьте поставщику письменное уведомление по согласованному адресу.

Проверить электронный оригинал

В ЭДО откройте структурированный файл, его версию, подписи и квитанции оператора. Печатная форма удобна для чтения, но проверка должна воспроизводиться по исходному УПД и сертификатам.

Ключевые правовые ориентиры

  • Накладная как первичный документ должна содержать наименование и дату, экономический субъект, содержание операции, измерители, должности ответственных лиц, их подписи и идентифицирующие сведения.
  • Покупатель по поставке обязан совершить необходимые действия по приемке, осмотреть товары, проверить количество и качество и незамедлительно письменно уведомить поставщика о выявленных несоответствиях.
  • По общим правилам купли-продажи срок сообщения о нарушении определяется законом или договором, а при их молчании — разумным сроком; просрочка может повлечь отказ в требованиях при доказанных последствиях для продавца.
  • Для электронного первичного документа подписи и их проверяемость являются частью доказательственного комплекта; визуальное изображение подписи не равно УКЭП.
  • При применимости утвержденного электронного формата с 2026 года используется УПД версии 5.03, поэтому операторский файл и формат проверяют отдельно от печатного представления.

Что проверить до действия

  • Какой договор, заказ и поставку закрывает накладная?
  • Есть ли все обязательные реквизиты первичного документа?
  • Совпадают ли наименование, артикул, единица, количество, цена и НДС со спецификацией?
  • Кто фактически передал и принял товар и подтверждены ли полномочия?
  • Зафиксированы ли недостача, пересорт, повреждение и состояние упаковки до подписи?
  • Является ли электронный документ проверяемым УПД, а не обычным PDF без подписи?

Практический пример

Магазин получает 100 коробок ламп по спецификации, но при пересчете на складе обнаруживает 94 коробки и две поврежденные. В накладной поставщика указано 100 без замечаний. Кладовщик не ставит чистую подпись: отмечает фактически принятое количество, вместе с водителем составляет акт расхождений, фотографирует пломбу и упаковку. Бухгалтер сверяет цену, НДС, артикулы и полномочия водителя, после чего в тот же день направляет поставщику письменное уведомление. В ЭДО покупатель не подписывает исходный УПД как полностью верный, а использует согласованный маршрут исправления. Комплект показывает одновременно первичные реквизиты, фактическую приемку и своевременное сообщение, а не только математически правильный итог.

Риски и ошибки

  • Подписать количество без пересчета.
  • Перепутать товарную и транспортную накладные.
  • Не проверить полномочия приемщика.
  • Сообщить о расхождении после договорного срока.
  • Сохранить только PDF электронного документа.

Проверенные источники

Источники проверены 2026-08-29. Следующая проверка: 2026-09-27.

Связанные материалы

Следующий шаг

Для новой сделки используйте договор купли-продажи с точным порядком передачи и приемки, а накладную сверяйте с его приложениями: Открыть документ.