Какие поля включить
Номер и дата спецификации, ссылка на договор, артикул, наименование, модель, стандарт или ТУ, единица измерения, количество, цена, НДС и итог. Для партии добавьте срок и адрес поставки, упаковку, комплектность, производителя, срок годности и документы качества. Используйте одни и те же единицы во всех документах.
Как согласовать
Определите в договоре, кто подписывает спецификации и допускается ли обмен через ЭДО или согласование заявки. Если цена зависит от формулы, укажите источник данных и дату фиксации. Неподписанный файл менеджера может быть доказательством переговоров, но хуже предусмотренного договором подтверждения.
Приоритет и изменения
Укажите, что при расхождении по конкретной партии спецификация имеет приоритет по ассортименту и цене, а договор — по общим условиям, если это воля сторон. Изменения оформляйте новой редакцией с ясной заменой прежней. Фактическую отгрузку подтверждают УПД, накладная и приемочные документы.
Пример
Рамочный договор говорит «кабельная продукция», а спецификация № 4 — кабель ВВГнг-LS 3×2,5, 2 000 м, барабаны по 500 м, цена за метр, ГОСТ и доставка 5 сентября. Покупатель может проверить именно этот ассортимент, а не любой кабель той же стоимости.
Официальные источники
- ГК РФ, часть вторая — специальные правила о купле-продаже, поставке, аренде, подряде, услугах, комиссии и экспедиции
- Федеральный закон № 402-ФЗ о бухгалтерском учете — обязательные реквизиты и момент составления первичного документа
- ФНС: УПД как первичный документ и счет-фактура — назначение УПД и условия его использования
Проверено по официальным источникам 25.08.2026.
