Как оформить спецификацию к договору поставки

Спецификация для тестовой партии

В рамочном договоре оборудования ассортимент оставлен на будущие спецификации. В каждой из них стороны указывают артикул, модель, количество, комплектность, цену, НДС, адрес и срок. Техническое описание и согласованный образец получают номер версии, чтобы менеджеры не заказали товар по устаревшему вложению из переписки. Спецификация называет договор, уполномоченных подписантов и момент вступления в силу. Приоритет документов нужен на случай расхождения цены или срока. Изменение оформляют новой версией либо дополнением, сохраняя историю; односторонне исправленная таблица после отгрузки не доказывает, что контрагент согласился с новой партией.

Поля идентификации товара

• Указать номер договора, период или номер партии и полномочия подписантов.
• Описать наименование, характеристики, единицы, количество, цену, НДС и общую сумму.
• Зафиксировать срок, адрес, условия доставки и приоритет документов при противоречии.

Ошибки несогласованных замен номенклатуры

• Исправить существенные данные в счёте после подписи спецификации без подтверждения покупателя.
• Использовать внутренний артикул, который другая сторона не может сопоставить с товаром.

Проверка приложения сотрудником склада

Возьмите тестовую партию и заполните спецификацию до уровня, на котором склад сможет принять её без звонка менеджеру. Проверьте единицы измерения, упаковку, допустимые замены, цену, налоговую строку и связь со сроком. Затем попросите коллегу восстановить итоговый счёт только по документу и заявке. Если коллега выбирает другой ассортимент или сумму, отметьте конкретную неоднозначную ячейку и уточните справочник, версию приложения либо правило округления до подписания.