Как оформить акт приёма-передачи нежилого помещения

Осмотр офиса при передаче

При передаче офиса представитель арендатора видит трещину в стеклопакете, следы протечки и мебель прежнего пользователя. В акт вносят номера комнат, состояние отделки, показания каждого счётчика, число пропусков и ключей. Фотографии складывают в подписанное приложение или указывают ссылку на согласованный архив с датой съёмки.

Одновременно фиксируют незавершённые действия: арендодатель вывозит мебель, меняет личинку замка и передаёт паспорт вентиляции к определённым датам. Такая запись отделяет исходные дефекты от будущего ущерба и показывает, с какого момента помещение действительно доступно для работы, охраны и начисления согласованных платежей.

Что занести в передаточную ведомость

Привязать акт к договору, объекту, дате и представителям обеих сторон.

• Зафиксировать дефекты, показания счётчиков, ключи, пропуска и переданные документы.
• Приложить датированные фото и указать срок устранения согласованных замечаний.

Ошибки фиксации состояния и ключей

• Подписать формулу «претензий нет» до осмотра инженерных систем и доступов.
• Считать акт заменой условиям договора о начале начисления платы и рисках.

Маршрут совместного осмотра

Перед встречей подготовьте маршрут осмотра от входной группы до инженерных узлов и таблицу для показаний, ключей и пропусков. Во время обхода один участник называет наблюдение, второй сразу привязывает фотографию к номеру строки. В конце отдельно перечислите действия, которые останутся за каждой стороной после передачи. Участники заранее договариваются о названиях файлов и нумерации помещений, чтобы позднее любое замечание находилось без повторного обхода всего объекта.