Классифицировать расхождение

Сравните договор, заказ, фактический товар и УПД. Разделите недопоставку, дефект или некомплектность, ошибочный реквизит документа и последующее изменение цены: эти причины ведут к разным документам.

Зафиксировать приемку без ложного согласия

Запишите реально принятое количество, состояние, дату, участников осмотра и доказательства. Сформируйте акт расхождений или поддерживаемый оператором структурированный ответ и укажите идентификатор исходного УПД.

Уведомить поставщика в применимый срок

Сначала примените срок и канал договора. Для поставки действует незамедлительное письменное уведомление по статье 513, а общая статья 483 связывает срок с договором и моментом обнаружения; сохраните доставку сообщения.

Закрыть исправлением или корректировкой

Попросите исправленный документ при ошибке исходных данных либо оформите корректировку при согласованном изменении стоимости. Сверьте действующий электронный формат, подписи и ссылки между документами до принятия новой версии в учет.

Ключевые правовые ориентиры

  • УПД может одновременно выполнять функции первичного документа и счета-фактуры при заполнении применимых реквизитов.
  • Покупатель по поставке проверяет количество и качество в установленный срок и незамедлительно письменно уведомляет поставщика о выявленных несоответствиях.
  • Для нарушений количества, ассортимента, качества, комплектности, тары или упаковки срок уведомления определяется законом или договором, а при их отсутствии — разумным сроком.
  • Исправление ошибки в ранее оформленном УПД и корректировка стоимости после отгрузки — разные документальные ситуации.
  • Для электронного обмена с 2026 года нужно учитывать действующий формат УПД 5.03 и возможности конкретного оператора.

Что проверить до действия

  • Расхождение относится к фактическому количеству или качеству либо только к реквизиту документа?
  • Что реально принято, когда и кем?
  • Какой срок и порядок приемки установлен договором?
  • Сформирован ли отдельный акт расхождений и связан ли он с УПД?
  • Нужно исправление ошибки или корректировка стоимости после согласованного изменения?
  • Какой статус и ответ поддерживает оператор ЭДО?
  • Не затронуты ли счет-фактура и налоговые показатели?

Практический пример

По УПД поставщик передал 100 комплектов, но комиссия покупателя насчитала 96 и обнаружила повреждение двух коробок. Кладовщик не нажимает безусловное «Принять»: он формирует акт расхождений с фотографиями, номером исходного УПД и фактически принятым количеством, затем направляет поставщику уведомление по каналу и в срок договора. Поставщик подтверждает недопоставку. Если в исходном УПД просто ошибочно указано 100 вместо фактически отгруженных 96, он выдает исправленный документ; если стороны уже после отгрузки согласуют скидку за повреждение, бухгалтеры отдельно проверяют необходимость УКД. В архиве сохраняется исходный УПД, акт, доставка уведомления и корректный последующий документ.

Риски и ошибки

  • Подписать завышенное количество.
  • Не связать акт с исходным УПД.
  • Опоздать с уведомлением.
  • Выбрать УКД вместо исправления ошибки.
  • Потерять структурированный ответ ЭДО.

Проверенные источники

Источники проверены 2026-08-29. Следующая проверка: 2026-09-27.

Связанные материалы

Следующий шаг

Если расхождение связано с условиями поставки, в разделе документов можно подобрать договорную основу; сам УПД, исправление или УКД формируйте в учетной системе и ЭДО: Выбрать документ в каталоге.